Gli organizzatori di eventi sono sempre pronti con un piano B per le incertezze e gli scenari peggiori. L’industria, che un tempo era fiorente, affrontò l’ira del COVID-19 e gli effetti arrivarono in pochi giorni. Dall’inizio dell’epidemia, la maggior parte degli eventi è stata annullata o rinviata e non si poteva prevedere il futuro dell’industria. È stato uno dei peggiori incubi per gli organizzatori.
Sebbene gli organizzatori dovessero ricominciare tutto da zero, non ci volle molto per semplificare le cose e tornare in gioco. Oggi abbiamo un gran numero di eventi in tutti i settori e le piattaforme in esecuzione con successo. Ecco allora come si è adatta la industria secondo un’importante agenzia di eventi digitali a Milano.
Step nella fase iniziale dell’evento
1-Testare il software in anticipo
L’esperienza di un evento virtuale dovrebbe essere priva di glitch, quindi, è necessario assicurarsi di testare in anticipo la connessione Internet e il software. Questo aiuta ad evitare qualsiasi fastidio dell’ultimo minuto. Se è presente un video registrato che desideri riprodurre nel mezzo di una sessione, gli organizzatori devono garantire una transizione graduale dall’evento in corso al video.
2- Scegli un canale facile da usare e accessibile
Il secondo passo è scegliere una piattaforma per ospitare l’evento. Dovrebbe essere immediatamente disponibile su tutti i dispositivi e facilmente comprensibile. I partecipanti dovrebbero essere in grado di partecipare all’evento dall’inizio alla fine. Dovrebbe essere in grado di ospitare il numero massimo di persone e, come VConfEx, che offre diverse funzionalità, la piattaforma scelta dovrebbe essere abilitata con le funzionalità necessarie come sondaggi dal vivo, domande e risposte, chat e condivisione dello schermo.
3- Scegli un orario
Selezionare un momento appropriato per l’evento può essere un compito in quanto bisogna essere sicuri che non si scontri con una vacanza o qualsiasi altro grande evento. La scelta del tempo per un evento virtuale può richiedere tanto impegno quanto nel caso di eventi all’aperto, indipendentemente dalle dimensioni della piattaforma.
4- Pubblicità dell’evento
I metodi tradizionali di pubblicità sono ormai passati. Uno deve essere specifico durante la selezione dello strumento di marketing e pubblicità online durante la terza fase. Gli organizzatori dovrebbero essere sicuri del segmento di persone a cui vogliono rivolgersi. Linee guida e tutorial dovrebbero essere prontamente disponibili per gli utenti per aiutarli a navigare nel sito web. Questo può aiutare gli utenti a iscriversi a un evento e ad effettuare pagamenti tramite una delle modalità online disponibili.
5- Registrazioni
Questo passaggio prevede che i partecipanti si registrino inserendo le proprie informazioni di base. Questo passaggio fornisce una breve idea di quante persone probabilmente parteciperanno all’evento.
6- Creazione di contenuti
Il contenuto coinvolgente è la chiave per un evento online. Dovrebbe essere facilmente comprensibile e fornire informazioni accurate.
Passaggi da considerare durante l’evento
Dopo aver esaminato gli aspetti chiave di un evento prima di organizzarlo, il passaggio successivo è coinvolgere i partecipanti e controllare le linee guida dell’evento.
1- Coinvolgere il pubblico
L’attenzione del pubblico potrebbe durare da un secondo a minuti e persino ore. Dipende da come stai organizzando l’evento e dalle metodologie per coinvolgere i partecipanti durante l’evento. L’evento online dovrebbe essere in grado di coinvolgere il pubblico attraverso la sua partecipazione a varie attività come:
- Dibattiti e discussioni
- Sondaggi dal vivo
- Concorsi
- Piccole attività
- Sessioni di domande e risposte
- Domande di follow-up
2- Condivisione dei protocolli con i partecipanti
Un evento può essere reso costruttivo stabilendo determinate etichette e protocolli sia per gli organizzatori che per i partecipanti. Alcuni di questi protocolli sono:
- Mantenere le sessioni brevi
- Consentire pause intermedie
- Presentarti prima di commentare
- Disattivare l’audio dei dispositivi per evitare distrazioni
- Mantenere il feedback positivo
3- Privacy
Una delle principali forze trainanti dietro qualsiasi piattaforma online è la privacy. Dovrebbe essere la preoccupazione principale degli organizzatori. Il sito Web dell’evento deve essere crittografato e deve accettare solo le informazioni pertinenti dai partecipanti.
Passi da considerare dopo l’evento
Una volta che sei riuscito a ospitare un evento coinvolgente e reattivo, dovresti considerare i seguenti passaggi:
1- Usa un hashtag per il tuo evento e pubblica una chat aperta per i partecipanti sui social media.
2- Ottieni una panoramica sull’esperienza dei partecipanti facendo un sondaggio dopo l’evento.
3- Condividi l’esito dell’evento con tutti i partecipanti.
4- Condividere una registrazione dell’evento sulle sue pagine dei social media e renderla accessibile a coloro che non hanno potuto partecipare a causa di circostanze impreviste.
5- Coinvolgi i partecipanti nelle conversazioni post-evento e crea una piattaforma di networking per loro.
6- Raccogliere i dati sul numero di persone che hanno partecipato all’evento e gli approfondimenti dei sondaggi condotti durante l’evento.
Ora che hai esaminato tutti gli strumenti e i suggerimenti importanti per impostare un evento online, sei pronto per ospitarne uno.
